Een offerte maken voor een bouwklus

Een offerte is geen vrijblijvend briefje. Zegt je klant ja, dan ligt er een overeenkomst, en dan telt wat jij hebt opgeschreven. Dit zijn de onderdelen waar je er geen een van kunt missen:

• Je eigen gegevens. Bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-nummer. Zonder die laatste twee is het geen zakelijk document.
• De gegevens van je klant. Naam en het adres waar het werk gebeurt. Is het factuuradres een ander, zet ze er dan allebei op.
• Een offertenummer en een datum. Klinkt als bureaucratie, maar het is het enige waarmee je later kunt aanwijzen welke versie je bedoelt.
• Wat je precies gaat doen. Per regel, in gewone taal. “Schilderwerk kozijnen” is te vaag; “acht kozijnen voorgevel schuren, gronden en tweemaal aflakken” is een afspraak.
• Wat je niet doet. Dit is de regel die ruzie voorkomt. Steigerwerk, afvoeren van puin, schade aan wat er al stond: als het er niet in zit, zet het erbij.
• De bedragen. Per regel een bedrag, daaronder het subtotaal, de btw en het totaal. Een klant die alleen een eindbedrag ziet, gaat vergelijken op dat ene getal.
• Hoe lang je aanbod geldt. Dertig dagen is gebruikelijk. Zonder die termijn kan iemand er over een jaar mee aankomen, terwijl je materiaal intussen duurder is.
• Wanneer je betaald wilt worden. Een termijn (veertien dagen) en bij grotere klussen een verdeling: een deel vooraf, een deel bij oplevering.

De meeste ondernemers in de bouw rekenen met drie dingen: uren maal uurtarief, materiaal met een opslag, en de vaste kosten die je niet aan één klus kunt toeschrijven.

• Uurtarief. Reken niet met wat je vroeger in loondienst verdiende. Er gaan vakantie, ziekte, administratie, verzekeringen en niet-declarabele uren vanaf.
• Materiaal. Inkoopprijs plus een opslag voor het uitzoeken, halen en voorschieten. Tien tot vijftien procent is niet ongebruikelijk.
• Voorrijkosten. Reistijd is werktijd. Zeker bij kleine klussen bepaalt die rit of er onderaan de streep iets overblijft.
• Onvoorzien. Bij verbouwingen in bestaande bouw komt er altijd iets tevoorschijn. Een post van vijf tot tien procent is eerlijker dan achteraf bijplussen.

Meerwerk is waar de meeste klussen financieel op stuklopen. Niet omdat het onredelijk is, maar omdat het mondeling gaat. “Doe die plint er ook maar even bij” kost jou twee uur en je klant niets, tot de factuur komt.

Zet in je offerte hoe je met meerwerk omgaat: dat het schriftelijk wordt bevestigd, tegen welk tarief, en dat het pas begint als je klant akkoord is. Dan is die plint bij de volgende klus een appje in plaats van een discussie.

Het algemene tarief is 21 procent. Voor arbeid aan woningen die ouder zijn dan twee jaar geldt in een aantal gevallen het verlaagde tarief van 9 procent, bijvoorbeeld bij schilder- en stukadoorswerk. Materiaal dat je zelf levert valt daar meestal buiten.

De precieze regels veranderen en hangen af van het soort werk, dus reken niet op een vuistregel uit de kroeg. De Belastingdienst heeft er een overzicht van, en je boekhouder kent jouw situatie. Staat het verkeerd op je offerte, dan staat het straks ook verkeerd op je factuur.

• Te laat. De klus is besproken op maandag, de offerte gaat de deur uit op zondag. Wie als eerste levert, wint vaak zonder de goedkoopste te zijn.
• Te vaag. Eén regel met één bedrag. De klant kan niet zien waar zijn geld heen gaat, dus gaat hij alleen op dat bedrag vergelijken.
• Te goedkoop uit onzekerheid. Een te lage prijs haalt de klus binnen en kost je geld. Uitleggen waarom je prijs klopt werkt beter dan hem verlagen.
• Geen opvolging. Na een week even bellen is geen opdringerigheid, dat is je werk. De meeste offertes verdwijnen in een la, niet in de prullenbak.